Quy trình quản lý công tác doanh nghiệp: Từ đề xuất đến quyết toán

Theo Hiệp hội Du lịch Kinh doanh Toàn cầu (GBTA), để chuẩn bị một báo cáo chi phí phòng nghỉ doanh nghiệp thường mất khoảng 20 phút và cứ 5 báo cáo thì có 1 báo cáo bị từ chối vì sai sót. Điều này dẫn đến việc sửa và duyệt lại tốn thêm khoảng 18 phút. Với một doanh nghiệp có vài trăm chuyến công tác mỗi năm, riêng con số này đã tương đương hàng trăm giờ làm việc chỉ để xử lý chứng từ, chưa kể các bước đề xuất, phê duyệt và đặt dịch vụ phía trước.

Đây là lý do một chuyến công tác không nên được nhìn như một hành động đơn lẻ (đặt vé, đặt phòng), mà là một chuỗi 6 giai đoạn, mỗi giai đoạn có một hoặc nhiều chủ thể tham gia: người đề xuất, người phê duyệt, bộ phận hành chính hoặc hỗ trợ dịch vụ, nhà cung cấp dịch vụ và bộ phận tài chính - kế toán.. 

Vì sao cần nhìn quy trình công tác như một chuỗi, không phải một hoạt động riêng lẻ

Một chuyến công tác thông thường sẽ đi qua các giai đoạn: đề xuất, phê duyệt, đặt dịch vụ, thực hiện chuyến đi, tập hợp chứng từ, đối soát và quyết toán. Ở mỗi giai đoạn, thường có một chủ thể khác nhau tham gia như người đề xuất, người phê duyệt, bộ phận hành chính hoặc bộ phận hỗ trợ dịch vụ, nhà cung cấp và cuối cùng là bộ phận tài chính - kế toán.

Khi doanh nghiệp còn nhỏ, số lượng chuyến công tác ít, chuỗi này thường vận hành trơn tru vì mọi thứ có thể trao đổi trực tiếp. Nhưng khi số lượng chuyến công tác tăng lên, số phòng ban tham gia nhiều hơn, và số nhà cung cấp được sử dụng đa dạng hơn, chính chuỗi sự kiện này chứ không phải bản thân dịch vụ công tác mới là nơi phát sinh phần lớn chi phí vận hành ẩn.

Đây là lý do vì sao một doanh nghiệp có thể vẫn quản lý được chi phí công tác nhưng lại tốn rất nhiều thời gian, nhân lực và công sức để làm điều đó.

Giai đoạn 1: Đề xuất công tác

Mọi chuyến công tác đều bắt đầu từ một nhu cầu: nhân viên cần gặp khách hàng, tham dự hội nghị, khảo sát thị trường hoặc thực hiện công việc tại một địa điểm khác. Về lý thuyết, đây là bước đơn giản nhất. Trên thực tế, đây thường là nơi bắt đầu của sự thiếu nhất quán.

Nếu doanh nghiệp không có một biểu mẫu đề xuất thống nhất, thông tin đầu vào sẽ khác nhau tùy theo cách mỗi nhân viên trình bày: người thì gửi email, người thì nhắn tin trực tiếp cho quản lý, người thì điền vào một file Excel cũ được truyền tay qua nhiều năm. Hệ quả là bộ phận xử lý phía sau — thường là bộ phận hành chính hoặc bộ phận hỗ trợ dịch vụ — phải tự chuẩn hóa lại thông tin trước khi có thể xử lý tiếp, dù đây không phải là công việc thuộc trách nhiệm của họ.

Một quy trình đề xuất tốt cần trả lời rõ ràng ba câu hỏi: ai được phép đề xuất, thông tin nào là bắt buộc phải có và đề xuất đó sẽ đi đến đâu tiếp theo. Ở bước này thông tin được thể hiện càng rõ ràng thì các bước sau càng ít phải sửa lỗi thông tin.

Giai đoạn 2: Phê duyệt

Phê duyệt là nơi doanh nghiệp thực thi quyền kiểm soát ngân sách và chính sách công tác. Nhưng đây cũng là giai đoạn dễ trở thành điểm nghẽn nhất trong toàn bộ chuỗi, đặc biệt với các tổ chức có cấu trúc phê duyệt nhiều cấp — quản lý trực tiếp, trưởng đội nhóm, trưởng phòng ban rồi đến tài chính hoặc ban giám đốc tùy theo hạn mức chi phí.

Việc có nhiều cấp phê duyệt là hợp lý khi ngân sách hoặc rủi ro liên quan đủ lớn để cần nhiều góc nhìn kiểm soát. Tuy nhiên, nếu quy trình phê duyệt không được thiết kế tường minh: không rõ ai duyệt trước ai duyệt sau, không có cơ chế nhắc việc khi một cấp phê duyệt bị treo và người đề xuất không biết đề xuất của mình đang ở đâu trong chuỗi phê duyệt thì điểm nghẽn sẽ xuất hiện.

Khi phê duyệt được thực hiện qua email hoặc tin nhắn rời rạc, doanh nghiệp mất khả năng theo dõi trạng thái theo thời gian thực. Điều này không chỉ làm chậm tiến độ chuyến đi mà còn khiến việc truy vết trách nhiệm như ai đã duyệt, duyệt khi nào, dựa trên cơ sở nào sẽ trở nên khó khăn nếu sau này cần đối chiếu.

Giai đoạn 3: Đặt dịch vụ

Sau khi được phê duyệt, bước tiếp theo là đặt vé máy bay, phòng khách sạn, phương tiện di chuyển và các dịch vụ liên quan khác. Đây là giai đoạn có tính vận hành cao nhất và cũng là nơi doanh nghiệp thường làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau.

Nếu việc đặt dịch vụ không được tập trung qua một đầu mối hoặc một nền tảng thống nhất, doanh nghiệp sẽ khó có được cái nhìn tổng thể về mức giá đang trả cho từng nhà cung cấp, tần suất sử dụng dịch vụ và liệu chính sách giá hiện tại có còn cạnh tranh hay không. Việc quen dùng một nhà cung cấp trong nhiều năm không đồng nghĩa với việc đó vẫn là lựa chọn tối ưu. Nhưng nếu không có dữ liệu tập trung, doanh nghiệp không có cơ sở để so sánh.

Ngoài ra, đây cũng là giai đoạn dễ phát sinh sai lệch giữa những gì được phê duyệt và những gì thực tế được đặt.

Giai đoạn 4: Thực hiện chuyến đi và phát sinh

Trong quá trình công tác, các tình huống phát sinh là điều khó tránh khỏi: chuyến bay bị hoãn, cần đổi lịch trình, cần thêm dịch vụ ngoài kế hoạch ban đầu… Đây là giai đoạn mà trải nghiệm của người đi công tác trở thành yếu tố quan trọng không kém việc kiểm soát chi phí.

Nếu người đi công tác phải tự liên hệ nhiều đầu mối khác nhau để xử lý phát sinh như gọi cho nhà cung cấp, nhắn tin cho hành chính, chờ phê duyệt bổ sung qua email,... thời gian xử lý sẽ kéo dài và trải nghiệm sẽ trở nên căng thẳng, đặc biệt trong các tình huống cần quyết định nhanh. Đây cũng là lúc nhiều khoản chi phí phát sinh không được ghi nhận đầy đủ vì người đi công tác ưu tiên giải quyết công việc trước, rồi mới nhớ lại và tổng hợp chứng từ sau.

Giai đoạn 5: Tập hợp chứng từ và báo cáo chi phí

Sau chuyến đi, người đi công tác cần tổng hợp hóa đơn, biên lai và các chứng từ liên quan để hoàn tất báo cáo chi phí. Đây là giai đoạn tiêu tốn thời gian đáng kể nếu doanh nghiệp vẫn phụ thuộc vào việc lưu giữ hóa đơn giấy, nhập liệu thủ công vào Excel, và gửi email đính kèm cho bộ phận kế toán.

Rủi ro lớn nhất ở giai đoạn này là thất lạc chứng từ, nhập sai số liệu, hoặc chậm trễ trong việc nộp báo cáo dẫn đến việc quyết toán bị kéo dài sang kỳ kế toán sau, ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính theo tháng hoặc theo quý.

Giai đoạn 6: Đối soát và quyết toán

Đây là giai đoạn khép lại chuỗi quy trình, nơi bộ phận tài chính - kế toán đối chiếu giữa đề xuất ban đầu, phê duyệt, chi phí thực tế phát sinh và chứng từ được nộp. Nếu bốn giai đoạn trước đó không được ghi nhận nhất quán trên cùng một nguồn dữ liệu, công việc đối soát sẽ trở thành việc ghép nối thông tin phức tạp từ nhiều nguồn khác nhau. Như vậy quy trình sẽ mất rất nhiều thời gian và gây nên những sai sót không đáng có.

Đây cũng là lý do vì sao nhiều doanh nghiệp, dù đã kiểm soát được từng khoản chi phí riêng lẻ, vẫn khó trả lời nhanh những câu hỏi tổng thể như: tổng chi phí công tác theo phòng ban trong quý là bao nhiêu, hay chi phí này đang tăng hay giảm so với cùng kỳ.

Xem thêm: Quản lý công tác doanh nghiệp là gì? Quy trình và giải pháp hiệu quả

Vì sao Excel vẫn phù hợp ở một giai đoạn nhất định

Cần nói rõ: Excel không phải là nguyên nhân của những vấn đề trên. Excel là công cụ linh hoạt, dễ tiếp cận và hoàn toàn phù hợp khi số lượng chuyến công tác còn ít và quy trình còn đơn giản, ví dụ như một doanh nghiệp có vài chục chuyến công tác mỗi năm, với một hoặc hai nhân sự phụ trách xử lý.

Vấn đề chỉ xuất hiện khi Excel bị kéo dài để gánh vác vai trò của một hệ thống quản trị, tức là phải theo dõi trạng thái phê duyệt theo thời gian thực, tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn và phục vụ nhiều người dùng cùng lúc mà không có cơ chế đồng bộ. Đây là giới hạn tự nhiên của một công cụ bảng tính, không phải là lỗi của người sử dụng nó.

Như vậy, quy mô và độ phức tạp hiện tại của doanh nghiệp có còn phù hợp với những gì Excel có thể hỗ trợ trong quá trình quản lý công tác thay không. 

Đọc thêm: Khi nào doanh nghiệp cần triển khai hệ thống quản lý công tác?

Nguyên tắc khi thiết kế lại quy trình công tác

Dù doanh nghiệp lựa chọn tiếp tục dùng công cụ hiện có hay chuyển sang một hệ thống quản trị chuyên biệt, một quy trình công tác được thiết kế tốt cần đảm bảo một số nguyên tắc nền tảng:

Một nguồn dữ liệu duy nhất. Thông tin về đề xuất, phê duyệt, chi phí và chứng từ nên nằm trên cùng một nguồn, thay vì phân tán ở nhiều nơi khác nhau. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm nguy cơ sai lệch giữa các phiên bản dữ liệu.

Trạng thái minh bạch tại mọi thời điểm. Người đề xuất, người phê duyệt và bộ phận xử lý đều cần biết một yêu cầu đang ở giai đoạn nào, thay vì phải hỏi lại qua nhiều kênh.

Không nhập lại cùng một thông tin nhiều lần. Thông tin đã được nhập ở giai đoạn đề xuất nên được sử dụng xuyên suốt các giai đoạn sau thay vì phải nhập lại vào form khác, email khác, hay hệ thống kế toán khác.

Khả năng truy vết. Mọi quyết định, phê duyệt, thay đổi, phát sinh cần có dấu vết rõ ràng để phục vụ đối soát và kiểm toán sau này.

Khi nào doanh nghiệp cần cân nhắc một hệ thống quản trị tập trung

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần một hệ thống chuyên biệt ngay từ đầu. Nhưng có một số dấu hiệu cho thấy quy trình thủ công đang bắt đầu tạo ra chi phí ẩn lớn hơn chi phí đầu tư vào một hệ thống như khi bộ phận hành chính hoặc dịch vụ nhân sự dành phần lớn thời gian để tổng hợp và đối chiếu dữ liệu thay vì xử lý công việc có giá trị cao hơn; khi việc lập báo cáo chi phí theo phòng ban hoặc theo quý luôn mất nhiều ngày; khi số lượng nhà cung cấp tăng nhưng doanh nghiệp không có cơ sở để đánh giá hiệu quả từng bên; hoặc khi sai sót trong đối soát xảy ra thường xuyên đến mức trở thành rủi ro được biết trước nhưng chưa được xử lý.

Trong những trường hợp này, giá trị của một hệ thống quản trị tập trung không nằm ở việc tìm kiếm một giải pháp thay thế mới mà nằm ở việc thiết kế lại cách toàn bộ chuỗi từ đề xuất đến quyết toán vận hành trên một quy trình và một nguồn dữ liệu thống nhất — nơi mọi bên liên quan, từ người đi công tác đến bộ phận tài chính, đều làm việc trên cùng một bức tranh.

Quản lý công tác doanh nghiệp không phải là bài toán của một bước, mà là bài toán của một chuỗi. Doanh nghiệp càng phát triển, chuỗi này càng dài và càng nhiều bên tham gia. Từ đó giá trị thực sự không nằm ở việc tối ưu từng bước riêng lẻ, mà ở việc nhìn thấy và quản trị được toàn bộ chuỗi đó như một thể thống nhất.

Xem thêm: Khi nào doanh nghiệp cần triển khai hệ thống quản lý công tác?

NextUs cung cấp những dịch vụ nào?

NextUs cung cấp bốn nhóm dịch vụ gồm Business Travel, Travel Management, MICE & Event và Corporate Travel, kết hợp hệ sinh thái dịch vụ công tác với giải pháp quản lý tập trung.

Quản lý công tác doanh nghiệp đang dần chuyển từ một nghiệp vụ hành chính sang một phần của bài toán quản trị chi phí và vận hành. Khi nhu cầu công tác tiếp tục duy trì nhưng áp lực kiểm soát chi phí ngày càng lớn, doanh nghiệp cần một quy trình có khả năng kết nối từ đề xuất, phê duyệt và chính sách đến dịch vụ, ngân sách và dữ liệu.

Việc lựa chọn phương thức quản lý phù hợp sẽ phụ thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có hoạt động công tác thường xuyên, hướng tiếp cận tập trung và số hóa có thể tạo nền tảng tốt hơn để giảm xử lý thủ công, tăng khả năng kiểm soát và sử dụng ngân sách hiệu quả.