Quản lý công tác thủ công gây ra những vấn đề gì cho doanh nghiệp?

Trong nhiều doanh nghiệp, công tác vẫn được quản lý bằng những công cụ quen thuộc như Excel, Email, điện thoại hoặc các ứng dụng nhắn tin. Cách làm này có thể đáp ứng tốt khi số lượng chuyến đi còn ít. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, số nhân sự đi công tác tăng lên và quy trình có thêm nhiều cấp phê duyệt, việc quản lý thủ công bắt đầu tạo ra những khoảng trống trong kiểm soát chi phí, dữ liệu và vận hành.

Đây cũng là một nghịch lý của hoạt động công tác doanh nghiệp hiện nay: nhu cầu đi công tác vẫn tăng, nhưng yêu cầu về hiệu quả và khả năng kiểm soát chi phí cũng tăng theo.

Trong bối cảnh đó, quản lý công tác không còn chỉ là câu chuyện đặt được một chuyến bay hay hoàn thành thủ tục thanh toán. Doanh nghiệp cần nhìn toàn bộ quá trình từ lúc phát sinh nhu cầu, phê duyệt, lựa chọn dịch vụ, kiểm soát ngân sách đến khi đối soát và sử dụng dữ liệu sau chuyến đi. 

Vì sao quản lý công tác thủ công ngày càng bộc lộ nhiều hạn chế? 

Quản lý công tác thủ công là hình thức doanh nghiệp sử dụng nhiều công cụ và đầu mối riêng biệt để xử lý các công việc liên quan đến chuyến công tác thay vì tổ chức trên một quy trình quản lý thống nhất.

Một chuyến đi có thể bắt đầu bằng đề xuất qua Email, được quản lý phê duyệt trong một chuỗi thư, sau đó chuyển sang Hành chính để đặt vé và khách sạn. Thông tin booking được lưu tại nhà cung cấp, lịch trình nằm trong Email hoặc tin nhắn, còn chi phí được tổng hợp lại bằng Excel để phục vụ thanh toán và báo cáo.

Về bản chất, đây không phải là một quy trình “không có quản lý”. Các bộ phận vẫn đang làm việc và chuyến công tác vẫn có thể được triển khai bình thường. Vấn đề nằm ở chỗ thông tin và trách nhiệm bị chia nhỏ theo từng bước, khiến doanh nghiệp khó kiểm soát toàn bộ hành trình trên một góc nhìn thống nhất.

Khi số lượng chuyến đi tăng, điểm yếu của mô hình này bắt đầu không còn nằm ở từng thao tác mà nằm ở khả năng kết nối toàn bộ quy trình.

Hoạt động công tác đang trở thành một khoản chi có quy mô đáng kể đối với nhiều doanh nghiệp. Theo GBTA, chi tiêu công tác toàn cầu được dự báo tiếp tục tăng trong những năm tới, dù tốc độ tăng trưởng chịu ảnh hưởng bởi bất ổn kinh tế, chính sách thương mại và áp lực giá.

Deloitte cũng cho thấy doanh nghiệp đang đứng trước yêu cầu kép: tiếp tục duy trì những chuyến công tác mang lại giá trị nhưng phải kiểm soát hiệu quả đầu tư chặt chẽ hơn. Trong khảo sát Corporate Travel Study 2025, 74% travel manager được hỏi cho biết ngân sách công tác tăng trong năm 2025; đồng thời 54% xem chi phí là một trong ba yếu tố hàng đầu hạn chế hoạt động công tác.

Khi chi phí tăng nhưng yêu cầu kiểm soát cao hơn, một quy trình dựa chủ yếu vào Email, Excel và xử lý thủ công sẽ khó đáp ứng nếu doanh nghiệp tiếp tục mở rộng.

Vấn đề không phải vì những công cụ này không tốt. Vấn đề là chúng được sử dụng để xử lý một quy trình có nhiều dữ liệu, nhiều người tham gia và nhiều quyết định liên quan đến ngân sách.

Một file Excel có thể theo dõi chi phí. Email có thể gửi yêu cầu phê duyệt. Điện thoại có thể giải quyết một thay đổi khẩn cấp. Nhưng khi tất cả cùng xuất hiện trong một quy trình, doanh nghiệp cần nhiều hơn việc “có công cụ để làm”. Doanh nghiệp cần một cách để kết nối các công việc đó với nhau.

Những vấn đề doanh nghiệp thường gặp khi quản lý công tác thủ công

Dữ liệu bị phân tán, nhưng trách nhiệm lại cần xuyên suốt

Đây là vấn đề phổ biến nhất.

Thông tin đề xuất nằm ở một nơi, phê duyệt ở nơi khác, booking do nhà cung cấp quản lý và chi phí lại được tập hợp vào một bảng tính. Mỗi bên đều có một phần thông tin, nhưng không bên nào có đầy đủ bức tranh của toàn bộ chuyến đi.

Khi phát sinh thay đổi, thông tin phải được cập nhật lại cho nhiều bên. Khi cần kiểm tra một chuyến đi đã được duyệt đến đâu, chi phí dự kiến bao nhiêu hoặc dịch vụ nào đã được đặt, người phụ trách phải lần lại lịch sử trao đổi.

Một quy trình có thể vẫn vận hành được, nhưng mức độ phụ thuộc vào con người rất cao.

Quy trình phê duyệt dễ trở thành điểm nghẽn

Với doanh nghiệp có một vài chuyến công tác mỗi tháng, việc phê duyệt qua Email có thể hoàn toàn phù hợp. Nhưng khi số lượng yêu cầu tăng và liên quan đến nhiều cấp quản lý, Email bắt đầu trở thành nơi lưu thông tin thay vì một công cụ quản lý quy trình.

Người đề xuất phải chờ phản hồi. Hành chính phải theo dõi tình trạng. Người phê duyệt phải tìm lại thông tin. Khi hồ sơ bị thiếu hoặc thay đổi, một vòng trao đổi mới lại bắt đầu.

Đây là lý do Deloitte ghi nhận việc tuân thủ các kênh đặt dịch vụ theo chính sách đang được doanh nghiệp chú trọng hơn nhằm kiểm soát chi phí. Trong khảo sát năm 2025, 60% travel manager cho biết doanh nghiệp của họ đang tăng cường compliance với quy trình đặt dịch vụ được quy định.

Khi phê duyệt, chính sách và đặt dịch vụ đứng tách rời nhau, doanh nghiệp khó bảo đảm rằng một chính sách được ban hành thực sự được áp dụng trong giao dịch.

Kiểm soát chi phí thường diễn ra sau khi chi phí đã phát sinh

Một trong những hạn chế lớn nhất của quản lý thủ công là doanh nghiệp thường kiểm tra chi phí sau khi giao dịch đã xảy ra.

Khi đó, bộ phận tài chính có thể biết một chuyến đi đã tiêu tốn bao nhiêu tiền nhưng khó can thiệp vào quyết định đã được thực hiện.

Ví dụ, nếu một nhân sự lựa chọn dịch vụ vượt hạn mức, thay đổi lịch trình nhiều lần hoặc phát sinh thêm chi phí, doanh nghiệp có thể chỉ nhìn thấy vấn đề khi đối soát. Trong khi đó, thời điểm tốt nhất để kiểm soát lại nằm ở trước và trong quá trình đặt dịch vụ.

Đây chính là lý do quản lý công tác hiện đại ngày càng chú trọng pre-trip control — kiểm soát trước chuyến đi — thay vì chỉ thực hiện post-trip reporting.

Nhiều nhà cung cấp làm tăng khối lượng điều phối

Một chuyến công tác có thể cần vé máy bay, khách sạn, xe, visa và các dịch vụ khác. Nếu mỗi loại dịch vụ được xử lý qua một nhà cung cấp, bộ phận phụ trách phải theo dõi nhiều đầu mối, nhiều bảng giá, nhiều quy trình xác nhận và nhiều loại chứng từ.

Khi có thay đổi lịch trình, các đầu mối này lại cần được cập nhật.

Tác động của việc này không chỉ là “bận hơn”. Nó làm tăng số điểm mà thông tin có thể bị sai lệch, thiếu đồng bộ hoặc chậm cập nhật.

Trong quản lý công tác, số lượng nhà cung cấp vì vậy không chỉ là vấn đề procurement mà còn là vấn đề vận hành.

Hành chính và Kế toán phải xử lý quá nhiều công việc lặp lại

Một chuyến công tác có thể kéo theo hàng loạt thao tác nhỏ: tiếp nhận yêu cầu, nhập dữ liệu, gửi phê duyệt, nhắc phản hồi, tìm dịch vụ, xác nhận booking, cập nhật thay đổi, thu thập hóa đơn, đối chiếu và lập báo cáo.

Một thao tác đơn lẻ có thể chỉ mất vài phút. Nhưng khi hàng chục hoặc hàng trăm yêu cầu được lặp lại mỗi tháng, tổng thời gian xử lý trở thành một nguồn chi phí đáng kể.

Báo cáo The State of Corporate Travel and Expense 2025 của Skift và Navan cho biết hơn 60% travel và finance manager được khảo sát vẫn xử lý expense report theo cách thủ công, trong khi 77% cho biết họ quan tâm đến một nền tảng tích hợp travel và expense.

Điều này phản ánh khá rõ vấn đề: doanh nghiệp không thiếu dữ liệu, nhưng đang tốn quá nhiều nguồn lực để đưa dữ liệu về một dạng có thể sử dụng.

Có dữ liệu nhưng khó biến thành dữ liệu quản trị

Một file có thể chứa hàng trăm dòng giao dịch nhưng chưa chắc giúp nhà quản lý trả lời được những câu hỏi quan trọng.

Doanh nghiệp cần có khả năng nhìn được toàn bộ bức tranh chi phí công tác: tổng ngân sách đã sử dụng trong tháng là bao nhiêu, chi phí đang tập trung ở phòng ban nào, vé máy bay, khách sạn hay vận chuyển đang chiếm tỷ trọng lớn nhất, có bao nhiêu chuyến đi phát sinh ngoài chính sách và chi phí thực tế đang chênh lệch như thế nào so với ngân sách được phê duyệt. 

Khi những dữ liệu này được tập trung và cập nhật thống nhất, doanh nghiệp không chỉ biết mình đã chi bao nhiêu mà còn có thể xác định chi phí đang phát sinh ở đâu, nguyên nhân nào cần kiểm soát và khu vực nào còn dư địa để tối ưu.

Xu hướng số hóa quản lý công tác doanh nghiệp

Sự phát triển của công nghệ đang làm thay đổi cách doanh nghiệp tổ chức và kiểm soát hoạt động công tác. Nếu trước đây công nghệ chủ yếu được sử dụng để hỗ trợ đặt vé hoặc quản lý lịch trình, các nền tảng hiện nay đang mở rộng sang những bài toán sâu hơn như kiểm soát chính sách, phê duyệt, quản lý chi phí và dữ liệu.

Theo Deloitte, 60% travel manager được khảo sát cho biết doanh nghiệp đang tăng cường tuân thủ quy trình đặt dịch vụ theo quy định nhằm kiểm soát chi phí. 49% khách công tác trong khảo sát cho biết họ luôn sử dụng các công cụ đặt dịch vụ dành cho doanh nghiệp. Những dữ liệu này cho thấy yêu cầu đối với hệ thống công tác đang thay đổi: không chỉ giúp đặt dịch vụ thuận tiện hơn mà còn phải đưa hoạt động công tác vào một quy trình có khả năng kiểm soát.

Ở cấp độ thị trường, GBTA cũng ghi nhận sự phát triển của các công cụ quản lý chi phí, nền tảng đặt dịch vụ có hỗ trợ AI, corporate card và mobile wallet trong hệ sinh thái business travel. Khi các công nghệ này ngày càng được tích hợp, ranh giới giữa quản lý chuyến đi và quản lý chi phí đang dần thu hẹp.

Xu hướng đó đang hình thành một cách tiếp cận mới: quản lý công tác không còn dừng ở Travel mà mở rộng sang Policy, Approval, Expense và Data. Thay vì mỗi hoạt động được xử lý trên một công cụ riêng, doanh nghiệp có xu hướng đưa các bước vào cùng một quy trình để dữ liệu được tạo ra ở bước này có thể tiếp tục sử dụng ở bước tiếp theo, giảm thao tác lặp lại và tăng khả năng kiểm soát.

Doanh nghiệp cần thay đổi gì khi chuyển sang quản lý tập trung?

Chuyển từ quản lý thủ công sang quản lý tập trung không đơn giản là đưa những biểu mẫu Excel hiện tại lên một phần mềm. Điều quan trọng hơn là doanh nghiệp phải chuẩn hóa lại cách hoạt động của cả quy trình công tác.

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định rõ từ đầu ai được đề xuất, ai phê duyệt, chính sách nào được áp dụng, hạn mức bao nhiêu và ngân sách được kiểm soát như thế nào. Khi những nguyên tắc này được thiết lập rõ ràng, hệ thống mới có thể phản ánh đúng cách doanh nghiệp vận hành thay vì chỉ số hóa một quy trình vốn đã thiếu thống nhất.

Tiếp theo là bài toán dữ liệu. Thông tin về nhân sự, chuyến đi, ngân sách, dịch vụ và chi phí cần được chuẩn hóa để hạn chế việc một thông tin phải nhập nhiều lần ở nhiều bước khác nhau. Khi dữ liệu được liên kết, doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ vòng đời của một chuyến công tác thay vì phải tổng hợp lại sau khi mọi việc đã hoàn tất.

Một điểm quan trọng khác là kết nối chính sách với giao dịch thực tế. Chính sách công tác chỉ thực sự có giá trị khi được áp dụng ngay trong quá trình đề xuất và đặt dịch vụ. Thay vì chờ đến cuối kỳ mới phát hiện một khoản chi vượt hạn mức, doanh nghiệp cần có khả năng kiểm soát ngay từ trước khi giao dịch được thực hiện.

Về mặt vận hành, một quy trình quản lý tập trung có thể được tổ chức theo chuỗi: Đề xuất → Phê duyệt → Chính sách & ngân sách → Đặt dịch vụ → Theo dõi → Công tác phí → Đối soát → Báo cáo. Khi toàn bộ chuỗi được kết nối, doanh nghiệp không chỉ giảm thao tác thủ công mà còn hình thành một nguồn dữ liệu thống nhất để theo dõi và ra quyết định.

Giải pháp quản lý công tác doanh nghiệp của NextUs

Từ những yêu cầu đó, NextUs phát triển theo hướng kết hợp dịch vụ công tác và quản lý tập trung, thay vì chỉ cung cấp từng dịch vụ riêng lẻ. Mô hình này tập trung vào việc giải quyết cả nhu cầu của người đi công tác và bài toán quản trị phía doanh nghiệp.

Trong nhóm Travel Management, NextUs xây dựng các nội dung gồm Đề xuất, Phê duyệt, Chính sách và Công tác phí, tạo thành lớp quản lý phía sau hoạt động công tác. Song song với đó, nhóm Business Travel cung cấp các dịch vụ Vé máy bay, Khách sạn, Visa và Xe.

Hệ sinh thái được mở rộng với MICE & Event và Corporate Travel, bao gồm hội nghị, team building, company trip, event, du lịch doanh nghiệp, du lịch khen thưởng và đoàn doanh nghiệp. Cấu trúc này cho phép NextUs tiếp cận hoạt động công tác và các chương trình doanh nghiệp như một hệ sinh thái dịch vụ thay vì những nhu cầu tách rời.

Ở lớp quản lý, NextUs định hướng phát triển nền tảng giúp doanh nghiệp quản lý công tác và kiểm soát chi phí trên một hệ thống tập trung, giảm xử lý thủ công, tăng tính minh bạch dữ liệu và tối ưu quy trình vận hành nội bộ.

Cách tiếp cận này cũng phù hợp với sự thay đổi của thị trường: doanh nghiệp không chỉ cần một đơn vị đặt vé hay đặt phòng, mà cần một giải pháp có thể kết nối dịch vụ, quy trình, chính sách, chi phí và dữ liệu trong cùng một hoạt động.

Khi đó, giá trị của quản lý công tác không còn nằm ở việc hoàn thành nhanh một booking, mà ở khả năng giúp doanh nghiệp vận hành đơn giản hơn, kiểm soát chi phí tốt hơn và có dữ liệu đầy đủ hơn để quản trị.